Soạn thảo tờ trình

1. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

a) Phân tích các căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình.

b) Các chủ đề nêu trong tờ trình phải rõ ràng, cụ thể.

c) Các kiến nghị phải hợp lý.

2. Bố cục tờ trình:

Thiết kế bố cục tờ trình thành 3 phần:

Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình.

Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có nêu các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).

Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, ví dụ: xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

3. Kỹ thuật viết tờ trình:

- Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
Ví dụ: Căn cứ tình hình thực tế.....
           hoặc Thời gian qua ... (có những vấn đề nào phát sinh)

- Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực.

Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
Ví dụ: Qua triển khai thực hiện....
           Từ những nội dung nêu trên.....

- Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
 Ví dụ: Tăng cường kinh phí để thực hiện nhiệm vụ được giao

Văn phong hành chính có những đặc điểm nào? cho một vài ví dụ minh họa để làm rõ

Văn phong hành chính có 5 đặc điểm sau đây:

1. Tính chính xác rõ ràng: tiêu chuẩn quan trọng nhất đầu tiên của văn phong. Tính chính xác được hiểu văn bản được viết sao cho mọi người đều hiểu như nhau, muốn vậy phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, cần viết gọn ghẽ, mạch lạc,diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác. 
Ví dụ: Trâu cày không được, giết. Diễn đạt ý tưởng dứt khoát đó là sẽ giết trâu, nếu trâu không cày được.
Ví dụ: Trâu cày, không được giết. Diễn đạt ý tưởng không được phép giết trâu cày.

2. Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản quản lý nhà nước phải viết bằng những từ ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu. Ngưòi đọc hiểu một cách nhanh nhất - thực hiện một cách nhanh nhất, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ nhất định, kỹ năng cần thiết, kiến thức thiết thực. Loại bỏ những phần thừa không cần thiết. Một văn bản dể hiểu là một văn bản được người nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ, chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai.

3. Tính khách quan, phi cá tính. Thực hiện ý chí nhà nước, ý chí tập thể, khách quan, không mang tính cá nhân.

4. Tính trang trọng, lịch sự. Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Tính trang trọng lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại.

5. Tính khuôn mẫu: là đặc trưng cơ bản của văn bản nhà nước, đòi hỏi phải sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu. Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ lĩnh hội .

Trình bày những chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có các chức năng cơ bản là chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý.

1. Chức năng thông tin.

Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

- Ghi lại các thông tin quản lý.

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài.

- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.

- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác.

Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình.

2.  Chức năng quản lý.

Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.

- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý.

Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.

3. Chức năng pháp lý.

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.

-  Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức.

- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.

Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành.

- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.

Như  vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức.

Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.